Field Notes: Working across Europe and Mexico, starting with hello.

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A German finance director thought his British boss had offered advice. His boss thought he had given an instruction.

In Erin Meyer’s 2015 account for INSEAD, the boss suggested that the director think about changing his behaviour. The director considered the idea and decided against it:

His boss later criticised him for ignoring an instruction. Meyer writes that the misunderstanding almost cost him his job.

Britain and Germany are both in Europe, and English and German share Germanic roots. An outsider might expect plenty of common ground, especially between colleagues in the same company. Yet they still heard different things.

Now imagine a Mexican partner joining that conversation, bringing a different background and their own expectations about how to build a relationship or raise a concern. The Mexican team needs to get to know two different European approaches, while both Europeans need to learn how their Mexican partner works. How do you get everyone to the same understanding?

Our setting is this week’s Automechanika Frankfurt, running 8-12 September, whose organisers invited Mexican businesses to attend. The fair is real; the contacts and conversations in our day are imagined.

Imagine arriving there as a buyer looking for a new parts supplier. You have prepared your requirements and know when your company needs the first delivery, but today you are comparing suppliers before deciding which ones to assess further. What you do not know is how the people across the table will hear your questions, or what they will mean when they say yes.

You will meet Anna from Sweden, Jari from Finland and Lucía from Mexico, among others. Each conversation will feel different, but before leaving, you need the same answer: what, exactly, happens next?

Your first appointment is with Claire at a French stand. Perhaps you have pictured French men and women exchanging cheek kisses, so you hesitate as she approaches. Claire holds out her hand, which settles the question: a handshake is customary at a business meeting in France. You can greet her warmly without assuming the familiarity of a social visit.

The handshake is familiar at your German appointment too, but the next moment catches you out. You ask:

You: “How are you?”

As you reach for your laptop, you realise your contact is still answering. In Germany, the question can invite a genuine answer, so you leave the laptop closed and listen. You asked about the person; there is time to hear the reply.

At your earlier appointments, you have been using “Mr” or “Ms” and surnames, worried that first names might sound too familiar. At the Swedish stand, the sales director puts you at ease:

Anna: “Please, call me Anna.”

Since first names are common across job levels in Sweden, you can accept her invitation without waiting for a closer relationship. You now know how to address her; later, you will find out what she can approve.

Your Polish contact may expect a more formal introduction. In Polish, Pan and Pani are polite forms of address, roughly “Sir” and “Madam”. During your English-language meeting, he might offer:

Piotr: “Call me Piotr.”

If so, use Piotr; he may still address colleagues formally when speaking Polish. Follow the invitation you actually received rather than assuming every conversation uses the same rules.

By now, you have made several introductions without needing to become an expert in anyone’s culture. Paying attention to how each person introduces themselves has done most of the work.

By lunchtime, Lucía has invited you to sit with her Mexican team. She asks how your journey went, you ask how the fair has been for them, and soon you are comparing travel stories. When she asks about your family, you answer and return the question, although part of you is already wondering when to open the presentation.

You came prepared to explain your company, while Lucía is also getting to know the person who would call her when a delivery goes wrong. In Mexico, business lunches often make room for personal conversation before the commercial discussion, and building personal contact can support the business relationship. Taking part gives her more to work with than the company profile in your bag.

The time you think you are losing may be the time your host needs.

An Italian contact joins you for coffee and the conversation stays friendly, though he introduces himself with his professional title. As with your Polish meeting, you can follow that lead without making the exchange stiff. Italian business guidance pairs a personal opening with formal forms of address, so a lively conversation is no reason to drop the title before he invites you to.

Lunch has started late because Lucía’s previous meeting ran over, and now your next appointment is getting close. Rather than checking your watch every minute, you explain:

You: “I need to leave at two. Shall we cover the delivery questions now and continue the rest tomorrow?”

That distinction will help when you visit her company too. Punctuality is normally expected at Mexican business appointments, although meetings can start late. Arriving on time and leaving a buffer in your diary can belong in the same plan.

After lunch, you return to Jari, the Finnish supplier you met briefly in the morning, and explain the delivery schedule you need. He studies it without speaking, and you begin to wonder whether you should offer a larger order to make it worthwhile.

But a quiet moment can be a normal part of a Finnish conversation, so you leave the offer as it is and give Jari time to answer. When he begins speaking, you listen without interrupting.

When he looks up, he asks whether your drawing includes the packaging dimensions. He was working out what information his production team would need, while you were about to promise volume he had never requested.

Do not make a promise merely to fill a silence.

Your Dutch meeting feels different. The supplier looks at the same schedule and says:

Dutch supplier: “That date won’t work.”

You are taken aback, but direct opinions are common in Dutch business communication. You ask which part of the schedule causes trouble, and the discussion turns to a missing specification rather than whether the supplier likes you.

Both meetings become more useful once you let the other person explain the problem. In one, you had to wait; in the other, you had to stay curious after hearing something uncomfortable.

Before the afternoon ends, Lucía stops by to discuss a visit to her company in Querétaro. You mention that you already work with a factory in Chihuahua, in northern Mexico, and almost catch yourself saying that you know how business works there.

Picture Mexico’s outline laid over Europe. Its nearly two million square kilometres amount to roughly half the area of the EU, which has 27 countries. Mexico itself has 31 states plus Mexico City. Knowing one supplier leaves plenty to discover about the next.

Geographic scale, not a map of business cultures. Sources are linked in the text.

At your existing factory, your contact likes problems discussed openly in the weekly meeting. Rather than bringing that habit straight into the new relationship, you ask Lucía:

You: “When something goes wrong, would you prefer us to raise it in the meeting or speak to you privately first?”

Lucía: “For a delivery problem, call me first. Then I can bring the right colleagues into the discussion.”

Your experience in Chihuahua gave you a starting point, while Lucía’s answer tells you how to work with her team.

By late afternoon, you have several possible suppliers to discuss with your team back home. You have not placed an order with anyone.

When you catch up with Anna, she says your plan looks promising, but Swedish businesses often seek agreement among colleagues. When you ask who else needs to review it, she explains that operations must confirm the schedule. The friendly introduction has made it easy to ask; you now know who needs to answer.

Before returning to Jari, you have one last appointment with a Spanish supplier, another possible choice for the same project. The part deserves a closer look, so you say:

You: “Yes, this looks good.”

But the supplier starts asking about your first order. After spending the day trying to understand other people, you catch a misunderstanding in your own words. You explain that you are still comparing suppliers and that engineering must approve the part before anyone can place an order.

You would check Lucía’s positive answer too, since Mexican business guidance cautions against treating every encouraging response as a firm commitment. Asking what remains open gives her space to explain a condition you have not discussed.

Back at Jari’s stand, you resist ending with “Great, we’ll be in touch.” Instead, you use the last few minutes to check what each side expects. These questions belong on both sides of the table:

Then put your understanding into words that Jari can correct:

You: “If we send the drawing on Friday, can you confirm the delivery date by Tuesday?”

Jari: “By Tuesday, I can tell you whether the schedule is possible. Before I confirm a delivery date, I’ll also need the packaging details.”

You: “Then Tuesday is when you’ll reply. We still have to agree on the delivery date.”

Now you have something clear to take back to your team: you will send the drawing on Friday, Jari will reply by Tuesday, and the packaging details are still missing. Put that in a written recap and ask him to confirm it or correct anything you have missed.

At the beginning, the British boss and German director left with different expectations. Here, you have found the difference before leaving the table.

You still have suppliers to compare and approvals to obtain, but you know what each side needs to do next.

Make it easy to disagree before you rely on a yes.

Starting points for your next meeting. Ask how this team works.

Wie stellen Sie sicher, dass nach dem Gespräch alle dasselbe verstanden haben?

Das Mexiko Dossier · 10. September 2026

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Ein deutscher Finanzdirektor hielt die Worte seines britischen Chefs für einen Ratschlag. Sein Chef hatte eine Anweisung gemeint.

Laut Erin Meyers INSEAD-Bericht von 2015 hatte der Chef dem Finanzdirektor vorgeschlagen, über eine Änderung seines Verhaltens nachzudenken. Der dachte darüber nach und entschied sich dagegen. Seine Worte, übersetzt:

Finanzdirektor: „Ich habe darüber nachgedacht und mich dagegen entschieden.“

Später kritisierte sein Chef ihn dafür, eine Anweisung ignoriert zu haben. Laut Meyer hätte ihn das Missverständnis beinahe den Job gekostet.

Großbritannien und Deutschland liegen beide in Europa, und Englisch und Deutsch haben gemeinsame germanische Wurzeln. Von außen könnte man viele Gemeinsamkeiten erwarten, besonders bei Kollegen im selben Unternehmen. Trotzdem verstanden sie unterschiedliche Dinge.

Stellen Sie sich nun einen mexikanischen Geschäftspartner in dieser Runde vor, der andere Erfahrungen mitbringt und eigene Erwartungen daran hat, wie man eine Beziehung aufbaut oder Bedenken anspricht. Das mexikanische Team muss zwei unterschiedliche europäische Arbeitsweisen kennenlernen, während die Europäer verstehen müssen, wie ihr mexikanischer Partner arbeitet. Wie sorgen Sie dafür, dass am Ende alle dasselbe verstanden haben?

Schauplatz ist die Automechanika Frankfurt, die diese Woche vom 8. bis 12. September stattfindet. Die Veranstalter haben mexikanische Unternehmen zur Teilnahme eingeladen. Die Messe ist real; die Gesprächspartner und Begegnungen unseres Messetags sind erfunden.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen als Einkäufer dorthin und suchen einen neuen Zulieferer. Ihre Anforderungen sind vorbereitet, und Sie wissen, wann Ihr Unternehmen die erste Lieferung braucht. Heute vergleichen Sie zunächst mögliche Lieferanten, bevor Ihr Team entscheidet, wen es genauer prüfen möchte. Was Sie noch nicht wissen: Wie versteht Ihr Gegenüber Ihre Fragen, und was meint es, wenn es Ja sagt?

Sie treffen unter anderem Anna aus Schweden, Jari aus Finnland und Lucía aus Mexiko. Jedes Gespräch wird anders verlaufen, aber vor dem Abschied brauchen Sie immer dieselbe Antwort: Was genau passiert als Nächstes?

Ihr erster Termin ist mit Claire an einem französischen Stand. Vielleicht haben Sie das Bild von französischen Männern und Frauen im Kopf, die sich mit Wangenküssen begrüßen, und zögern, als sie auf Sie zukommt. Claire streckt Ihnen die Hand entgegen und beantwortet damit Ihre Frage: Bei Geschäftsterminen in Frankreich ist ein Händedruck üblich. Eine herzliche Begrüßung geht auch ohne die Vertrautheit eines privaten Besuchs.

Beim deutschen Termin ist der Händedruck ebenso vertraut, doch danach geraten Sie kurz ins Stolpern. Sie fragen:

Sie: „Wie geht es Ihnen?“

Als Sie zum Laptop greifen, antwortet Ihr Gegenüber noch. In Deutschland kann diese Frage als ernst gemeinte Frage verstanden werden. Also lassen Sie den Laptop zu und hören zu. Wer nach dem Menschen fragt, sollte ihm auch Zeit zum Antworten geben.

Bisher haben Sie Ihre Gesprächspartner mit „Herr“ oder „Frau“ und ihrem Nachnamen angesprochen, um nicht zu vertraulich zu wirken. Am schwedischen Stand nimmt Ihnen die Vertriebsleiterin diese Unsicherheit:

Anna: „Nennen Sie mich Anna.“

Laut Länderleitfaden sind Vornamen in Schweden über Hierarchieebenen hinweg üblich, Sie müssen also keine engere Beziehung abwarten. Wie Sie Anna ansprechen können, wissen Sie nun; was sie selbst freigeben darf, erfahren Sie später.

Ihr polnischer Kontakt erwartet womöglich einen förmlicheren Einstieg. Pan und Pani sind höfliche polnische Anreden, ungefähr „Herr“ und „Frau“. Im englischsprachigen Gespräch könnte er Ihnen anbieten:

Piotr: „Nennen Sie mich Piotr.“

Nehmen Sie die Einladung dann an, auch wenn er seine Kollegen auf Polnisch weiter förmlich anspricht. Orientieren Sie sich an seiner Einladung, statt für jedes Gespräch dieselben Regeln anzunehmen.

Inzwischen haben Sie mehrere Menschen kennengelernt, ohne sich erst zum Experten für deren Kultur machen zu müssen. Aufmerksam zuzuhören, wie sich jemand vorstellt, hat Ihnen schon einen großen Teil der Unsicherheit genommen.

Zum Mittagessen lädt Lucía Sie an den Tisch ihres mexikanischen Teams ein. Sie fragt nach Ihrer Anreise, Sie erkundigen sich nach dem bisherigen Messeverlauf, und bald erzählen Sie beide von Ihren Reisen. Als Lucía nach Ihrer Familie fragt, antworten Sie und stellen eine Gegenfrage, obwohl Sie insgeheim schon überlegen, wann Sie die Präsentation öffnen können.

Sie haben sich darauf vorbereitet, Ihr Unternehmen vorzustellen. Lucía lernt gleichzeitig den Menschen kennen, der sie anrufen würde, wenn eine Lieferung schiefläuft. In Mexiko ist beim Geschäftsessen häufig Raum für persönliche Gespräche, bevor es um das Geschäft geht. Laut IHK Aachen können persönliche Beziehungen die Verhandlungen unterstützen. Wenn Sie sich darauf einlassen, erfährt Lucía mehr über Sie als aus dem Firmenprofil in Ihrer Tasche.

Die Zeit, die Sie zu verlieren glauben, braucht Ihr Gastgeber vielleicht zum Kennenlernen.

Ein italienischer Kontakt kommt zum Kaffee dazu. Das Gespräch bleibt locker, obwohl er sich mit seinem beruflichen Titel vorstellt. Wie beim polnischen Termin können Sie diese Anrede übernehmen, ohne das Gespräch steif werden zu lassen. Italienische Geschäftshinweise verbinden einen persönlichen Gesprächseinstieg mit förmlichen Anreden. Auch bei einer lebhaften Unterhaltung können Sie beim Titel bleiben, bis Ihr Gegenüber eine andere Anrede anbietet.

Weil Lucías vorheriger Termin länger gedauert hat, begann das Essen verspätet. Nun rückt Ihr nächstes Gespräch näher. Statt ständig auf die Uhr zu sehen, erklären Sie:

Sie: „Ich muss um zwei gehen. Sollen wir die Lieferfragen jetzt klären und den Rest morgen besprechen?“

Das hilft auch beim späteren Firmenbesuch. Bei Geschäftsterminen in Mexiko wird normalerweise Pünktlichkeit erwartet, obwohl Besprechungen verspätet beginnen können. Sie können selbst pünktlich kommen und trotzdem etwas Puffer im Kalender lassen.

Nach dem Essen kehren Sie zu Jari zurück, dem finnischen Lieferanten, den Sie am Morgen kurz kennengelernt haben. Sie erklären Ihren gewünschten Lieferplan, den er schweigend prüft. Langsam fragen Sie sich, ob Sie eine größere Bestellmenge anbieten sollten, damit sich der Auftrag für ihn lohnt.

Doch laut InfoFinland können ruhige Momente ganz selbstverständlich zu finnischen Gesprächen gehören. Deshalb lassen Sie Ihr Angebot unverändert und geben Jari Zeit zu antworten. Sobald er beginnt, hören Sie zu, ohne ihn zu unterbrechen.

Als er aufblickt, fragt er, ob Ihre Zeichnung die Verpackungsmaße enthält. Er hat überlegt, welche Informationen seine Produktion braucht, während Sie ihm beinahe eine Menge zugesagt hätten, nach der er gar nicht gefragt hat.

Machen Sie keine Zusage, nur um eine Pause zu füllen.

Beim niederländischen Termin läuft es anders. Der Lieferant sieht sich denselben Plan an und sagt:

Niederländischer Lieferant: „Diesen Termin schaffen wir nicht.“

Sie sind etwas irritiert, doch laut niederländischem Unternehmensportal sind direkte Meinungsäußerungen im Geschäftsleben üblich. Als Sie nach dem schwierigen Punkt im Zeitplan fragen, geht es plötzlich um eine fehlende Spezifikation und nicht mehr darum, ob der Lieferant Sie mag.

Beide Gespräche bringen Sie weiter, sobald Ihr Gegenüber erklären kann, worum es geht. Beim ersten mussten Sie etwas warten, beim zweiten nach einer unangenehmen Antwort weiter interessiert nachfragen.

Noch am Nachmittag kommt Lucía vorbei, um über einen Besuch in ihrem Unternehmen in Querétaro zu sprechen. Sie erwähnen Ihre bestehende Zusammenarbeit mit einer Fabrik in Chihuahua im Norden Mexikos und hätten beinahe gesagt, dass Sie sich mit Geschäften dort schon auskennen.

Stellen Sie sich Mexikos Umriss über Europa vor. Seine knapp zwei Millionen Quadratkilometer entsprechen ungefähr der Hälfte der Fläche der EU mit ihren 27 Ländern. Mexiko selbst hat 31 Bundesstaaten und Mexiko-Stadt. Wer einen Lieferanten kennt, hat beim nächsten noch einiges zu entdecken.

In der bisherigen Fabrik möchte Ihr Ansprechpartner Probleme offen im wöchentlichen Meeting besprechen. Bevor Sie diese Gewohnheit in die neue Beziehung übernehmen, fragen Sie Lucía:

Sie: „Wenn etwas schiefläuft, sollen wir es direkt im Meeting ansprechen oder zuerst mit Ihnen unter vier Augen besprechen?“

Lucía: „Bei einem Lieferproblem rufen Sie mich bitte zuerst an. Dann kann ich die richtigen Kollegen dazuholen.“

Ihre Erfahrung in Chihuahua hat Ihnen einen Anhaltspunkt gegeben. Lucías Antwort zeigt Ihnen, wie Sie mit ihrem Team zusammenarbeiten können.

Am späten Nachmittag haben Sie mehrere mögliche Lieferanten kennengelernt, die Sie mit Ihrem Team zu Hause vergleichen möchten. Eine Bestellung haben Sie bisher bei keinem aufgegeben.

Als Sie Anna wieder treffen, sagt sie, Ihr Plan klinge vielversprechend. Doch schwedische Unternehmen stimmen Entscheidungen häufig unter Kollegen ab. Auf Ihre Nachfrage erklärt sie, dass ihre operativen Kollegen den Zeitplan bestätigen müssen. Der freundliche Einstieg hat Ihnen das Nachfragen leicht gemacht, und nun wissen Sie, wer die Antwort geben muss.

Bevor Sie zu Jari zurückkehren, haben Sie noch einen letzten Termin bei einem spanischen Lieferanten, der ebenfalls für dasselbe Projekt infrage kommt. Sie möchten das Bauteil näher prüfen und sagen:

Sie: „Ja, das sieht gut aus.“

Doch Ihr Gegenüber fragt bereits nach der ersten Bestellung. Den ganzen Tag haben Sie versucht, andere richtig zu verstehen; nun entdecken Sie ein Missverständnis in Ihren eigenen Worten. Sie erklären, dass Sie noch Lieferanten vergleichen und Ihre Technik das Bauteil vor einer Bestellung freigeben muss.

Auch bei Lucías positiver Antwort würden Sie nachfragen, denn Geschäftshinweise zu Mexiko warnen davor, jede ermutigende Reaktion als feste Zusage zu verstehen. Die Frage nach offenen Punkten gibt ihr Raum, eine bisher unausgesprochene Bedingung zu erklären.

Zurück an Jaris Stand verzichten Sie auf das übliche „Wunderbar, wir melden uns“. Stattdessen nutzen Sie die letzten Minuten, um zu klären, was jede Seite erwartet. Diese Fragen gehören auf beide Seiten des Tisches:

Sagen Sie dann, wie Sie die Vereinbarung verstanden haben, damit Jari Sie korrigieren kann:

Sie: „Wenn wir die Zeichnung am Freitag schicken, können Sie uns bis Dienstag den Liefertermin bestätigen?“

Jari: „Bis Dienstag kann ich Ihnen sagen, ob der Zeitplan möglich ist. Bevor ich einen Liefertermin bestätige, brauche ich auch die Angaben zur Verpackung.“

Sie: „Dann bekommen wir am Dienstag Ihre Rückmeldung. Den Liefertermin müssen wir noch vereinbaren.“

Jetzt können Sie Ihrem Team klar sagen, was als Nächstes passiert: Sie schicken die Zeichnung am Freitag, Jari antwortet bis Dienstag, und die Angaben zur Verpackung fehlen noch. Halten Sie das schriftlich fest und bitten Sie ihn, die Zusammenfassung zu bestätigen oder etwas zu korrigieren, das Sie übersehen haben.

Der britische Chef und der deutsche Finanzdirektor gingen zu Beginn mit unterschiedlichen Erwartungen auseinander. Hier haben Sie den Unterschied noch am Tisch entdeckt.

Sie müssen weiter Lieferanten vergleichen und Freigaben einholen, aber Sie wissen, was jede Seite als Nächstes zu tun hat.

Geben Sie Ihrem Gegenüber Raum für ein Nein, bevor Sie sich auf ein Ja verlassen.